Selecteer een pagina
Selecteer een pagina

Zakendoen op het terras. Verstandig?!?

Het mooie weer is in volle aantocht. Afhankelijk van je beroep kun je ervoor kiezen om zaken te bespreken op het terras. Dit kun je doen met collega’s, maar ook met klanten.

Ikzelf heb een tijd interim gewerkt in Amsterdam. De stad waar autorijden lastig is en mensen leven op straat. Waar de koffie wordt gehaald wordt bij de Starbucks en het minder binnenshuis wordt gezet. De 9 straatjes om precies te zijn aan de Prinsengracht.

De cultuur was uitermate geschikt om zaken te bespreken met klanten op het terras. En dat deed ik dan ook veelvuldig. Doornemen van correcties, voorstellen, offertes of een korte toost op een nieuw lancering (evalueren noemden we dat). Van verschillende terrassen had ik de wificodes al in mijn laptop staan. Maar niet alle gesprekken werden gevoerd op het terras. De klant is hier alles bepalend in en ook de context van het gesprek.

Een paar tips waar je misschien wat aan hebt zodra je besluit de vergadering te verzetten naar het terras. Ook al is dit geen Amsterdam hier in de Achterhoek, we blijven allemaal gewoon mensen. En de meeste mensen die ik ken genieten net zo hard van een terras als dat ik dat doe.

Past het binnen het bedrijfscultuur of image van jouw bedrijf? Dit is een lastige. Er zijn namelijk twee aspecten. Het bedrijf zelf en jij als persoon. Een klant doet zaken met de vent en niet met de tent, maar leer elkaar wel eerst beter kennen alvorens je het terras op duikt of weet zeker dat het passend is. Is het wel een type om zich gemakkelijk te voelen op een terras. Ook is het sectorbepalend. Creatieve sectoren komen er sneller mee weg dan een accountant om als voorbeeld te geven. Maar het zegt niet dat een accountant een terras niet kan waarderen. Voor hem is waarschijnlijk de context van het gesprek doorslaggevend.

Past het binnen de bedrijfscultuur van jouw klant? Formele klanten zullen een terras uiteraard minder waarderen. Zorg dat jij je klant kent. Voorkom een eerste kennismaking op een terras (tenzij jezelf wordt uitgenodigd). Ken jij je contactpersoon al wat langer dan is er niets verkeerds aan een terrasje. De meesten kunnen dat erg waarderen om in een andere setting dan kantoor te kunnen babbelen.

Ben je een 1-pitter of heb je een flink kantoor? Alles draait om vertrouwen. Soms kan een nieuwe klant thuis uitnodigen een negatief effect geven voor 1-pitters. Met name bij een eerste kennismaking. Een kantoor geeft potentiele klanten het vertrouwen dat je een duurzame partner bent en dus minder gauw in staat bent om afspraken niet na te komen of dat je bij vervolg niet thuis geeft. (Niet zeggend dat je zonder kantoor dat niet doet natuurlijk..) Een terras kan een perfecte situatie zijn.

Hoe persoonlijk is het? Persoonlijke coaches opgelet. De meeste gesprekken gaan om iemand persoonlijk en dat geven ze niet in het openbaar bloot. Geen juiste setting dus! Sorry daarvoor. Maar dat is vast geen nieuws.

Ditzelfde geldt voor iedere andere tak van sport. Een terras is geen plek voor moeilijke gesprekken. Niet voor de klant, maar ook niet voor jou. Problemen los je op in een passende omgeving. Perfect is een gezonde relatie waarin geëvalueerd gaat worden of waar een tijdsplanning wordt gemaakt. Het kan ook een prima aangelegenheid zijn om de klant ‘echt’ te leren kennen, omdat je hem uit het bedrijfscultuur en zijn rol haalt.

Alcohol gewenst? Ikzelf lust prima een biertje of wijntje op een terras. De associatie klopt voor mij met een terras. Met vrienden zeker. Maar ik laat dit over aan de klant met wie ik zit. Wil de klant een biertje bestellen? Dan bestel ik er ook 1. Met nadruk op 1. Dat heet gezelligheid, maar je bent nog wel bezig met serieuze zaken. Daarvoor wil je wel helder zijn. We weten allemaal hoe verraderlijk een zonnetje en een glaasje in combinatie kan zijn. In Amsterdam hadden we een policy dat ik zelfs het eerste drankje kon declareren en daarna niet meer. 
Besteld de klant een cola dan bestel ik absoluut geen biertje voor mijzelf. Roken doe je immers ook niet.

Hou het kort en bondig! Een terras is heerlijk en een goed excuus om even niet op kantoor te zitten. Maar blijf bij je leest. Je zit er met een doelstelling. Voor jouzelf en voor jouw klant. Onnodig tijd verdoen kan jouw klant zich ongemakkelijk door voelen.  Het is nog erger als de klant het zelf afbreekt en jij wilt het liefst wilt blijven zitten. Dit geeft een indruk dat jij niets te doen hebt.
Blijf gewoon bij jouw leest. Natuurlijk is er ruimte om elkaar persoonlijk wat te vertellen, maar onthoud je rol altijd en hou het kort! Hij is degene die de boterham betaald.

Wie betaald? Ongeschreven gedragsregels zeggen dat de uitnodiger betaald. Maar in zakenland werkt dat iets anders. Hier kennen we meestal de stelling dat de dienstverlener betaald. Dit kan in situaties verschillen. Zie het zo; het is een mogelijkheid om ook eens wat kleins terug te doen voor een klant, naast uiteraard uitstekende diensten en producten te leveren. Relatiegeschenken met kerst gaan ook meestal naar een klant en niet altijd naar een leverancier.

Kun je nog wel genieten met deze regels? Natuurlijk! Maar het is anders dan met je beste vrienden. Het is als personeelsleden. Natuurlijk kun je er gezellig mee zijn en grappen, maar je moet in staat zijn je rol te vervullen als leidinggevende en zij moeten presteren. Dat geeft altijd een lichte afstand. Hetzelfde geldt voor klanten. Het kan heel gezellig zijn, maar aan het einde van de dag moet jij kwaliteit leveren en de klant daarvoor betalen.

Wat levert het op? Heb je een goed gesprek gehad op een terras dan kun je tevreden zijn. Doordat de sfeer persoonlijker wordt dan in een kantoorgebouw leer je meer over klant kennen, maar hij ook over jou. Is de klik er oprecht dan wordt zakendoen ook gemakkelijker en duurzamer. Het vergroot een gunfactor en een fout herstellen geeft een minder lastig gesprek.